Wat is Robotic Process Automation, en waarom is het zo populair?

Robotic Process Automation is een van de snelst groeiende opkomende technologieën van dit moment. Veel grote bedrijven hebben al een COE, oftewel Center of Excellence, maar ook onder MKB-bedrijven neemt de populariteit van RPA toe.

Reden genoeg om ons af te vragen: wat is Robotic Process Automation, en wat kan het voor jouw organisatie betekenen? De term RPA maakt rond het begin van deze eeuw zijn intrede. Blue Prism, een van de eerste softwareleveranciers die RPA aanbiedt, wordt in 2001 opgericht.

Met RPA kunnen software-robots worden gebouwd, waarmee de muis kliks en toetesenbord-aanslagen van gebruikers kunnen worden nagebootst. Doordat RPA bots gebruikmaken van de applicaties die het bedrijf al heeft, kunnen deze bots in een paar weken gebouwd worden. Vergelijk dit eens met traditionele IT-projecten die soms jaren duren, en je ziet meteen waarom de techniek zo populair is.

Voordelen van Robotic Process Automation

Bots worden voornamelijk ingezet op repetitieve bedrijfsprocessen. Processen die wij als mensen maar saai vinden. Een van de belangrijkste voordelen van RPA is dat je bedrijfsprocessen efficiënter kunt laten uitvoeren. Daardoor kun je medewerkers beter inzetten, voor werk dat meer waarde toevoegt aan het bedrijf en haar klanten.

Maar kostenbesparing is niet het enige voordeel. Mensen die hun werk als saai ervaren maken relatief veel fouten. Robots voeren een bedrijfsproces altijd op precies dezelfde manier uit, en maken daarbij geen fouten.

Medewerkers die hun werk saai vinden? Ook dat is vanaf de introductie van de eerste robot verleden tijd! Doordat robots saai werk overnemen kunnen medewerkers zich richten op het werk dat er echt toedoet. En ervaren zij hun werk als plezieriger. De inzet van een RPA-bot is dus een win-win situatie!

Welke bedrijfsprocessen zijn geschikt voor RPA?

Een bedrijfsproces dat geschikt is voor RPA moet aan een aantal zaken voldoen. Ten eerste moet het werk repetitief en rule-based zijn. Processen die niet gebaseerd zijn op simpele ALS-DAN logica zijn niet geschikt voor RPA.

Daarnaast moet de input van een proces digitaal zijn. Robots zijn nog niet zo ver dat ze brieven kunnen openen of ongestructureerde tekst kunnen lezen. Er zijn wel slimme technieken in opkomst waarmee dat in de toekomst wel kan.

Daarnaast moet het volume van het bedrijfsproces hoog genoeg zijn. Hoe hoger het volume van cases dat door het proces gaat, des te sneller verdien je de robot terug.

Echt geschikte processen maken gebruik van een aantal applicaties. Processen waarbij mensen data overtypen van de ene naar de andere applicatie zijn per definitie geschikte processen.

Hoe start je met RPA?

Klaar om aan de slag te gaan met RPA? Het advies is om klein te starten, zodat je ervaring op kunt doen. De meeste organisaties starten met een Proof of Concept (PoC) om aan te tonen dat de techniek werkt en breiden daarna langzaam uit. Ook kun je overwegen om een UiPath RPA training te organiseren, zodat medewerkers kennis kunnen maken met deze nieuwe techniek.